Ha egy vállalkozásnál a könyvelő feladata abban merül ki, hogy a bevallásokat pontosan és határidőre elkészíti, beadja, a cégvezető jogilag ugyan rendben van, de tényleges pénzügyi helyzetét aligha látja át. A kisvállalkozásoknál a pénzforgalom és a likviditás figyelése szinte mindig a cégvezető feladata marad, mert a legtöbb könyvelőiroda feladata csak annyi, hogy a törvényi kötelezettségeknek eleget tegyen. Ebben a cikkben megmutatom, hol húzódik a határ a kettő között, és miért van szükség mind a kettőre.

Mit csinál valójában a könyvelő, és hol ér véget a feladata?

A könyvelő szerepét sokan félreértik, ezért nem tudják pontosan, meddig terjed a felelőssége.

A könyvelő elsődleges feladata, hogy a már megtörtént gazdasági eseményeket a törvényeknek megfelelően rögzítse, az adókat helyesen megállapítsa, bevallja, és időben befizesse. Ez a munka rendkívül fontos. Enélkül a vállalkozás jogi és adóügyi helyzete kaotikus lenne, és komoly bírságokkal kellene szembenéznie a cégvezetőkek.

A könyvelő viszont:

• nem mondja meg, hogyan árazz
• nem tervezi meg, mikor és mennyi pénzt vehetsz ki a vállalkozásból
• nem dönt helyetted arról, hogy megéri-e felvenni egy új alkalmazottat
• nem figyelmeztet előre, ha egy adott üzletág veszteséges

És hogy miért? Azért mert nem ez a feladata, egyszerűen más a szerepe. A könyvelő dokumentál és mindent megtesz a jogszabályoknak való megfelelés érdekében. A vállalkozás jövőjét érintő döntéseket viszont mindig a cégvezetőnek kell meghoznia.

Miért éri be a legtöbb cégvezető pusztán egy könyvelővel?

Könyvelőként és üzleti mentorként több, mint 20 éve dolgozom kisvállalati cégvezetőkkel. Ezen időszak alatt azt tapasztaltam, hogy a legtöbb vállalkozó azért elégszik meg pusztán egy könyvelő meglétével, mert:

• úgy gondolja, ha nem zaklatja a NAV-val, akkor a vállalkozásával sincs semmi probléma
• a könyvelést kötelező adminisztrációnak tekinti, nem pedig egy eszköznek, ami vállalkozásuk érdekét szolgálja
• nincs ideje vagy tudása ahhoz, hogy a könyvelési adatokból saját maga vonjon le következtetéseket

Ez a hozzáállás rövid távon nem okoz problémát. Hosszú távon viszont pont ez az oka annak, hogy egy papíron növekvő vállalkozás mégis folyamatosan pénzszűkében van.

Milyen jelek mutatják, hogy a könyvelőn túl másra is szükséged van?

Íme néhány tipikus eset, amely jól mutatja a különbséget a könyvelés és a pénzügyi vezetői gondolkodás között.

Amikor nő a bevétel, de a profit nem. A könyvelő pontosan rögzíti, hogy az árbevétel emelkedett. Azt viszont, hogy miért nem nő vele arányosan a profit is, csak akkor derül ki, ha valaki elemzi az adatokat, és levonja a megfelelő következtetéseket.

Amikor több terméked vagy szolgáltatásod van. Az éves mérlegben látod az összesített eredményt, de azt nem, melyik termék vagy szolgáltatás termelte a legtöbb vagy legkevesebb profitot, melyik veszteséges, stb. A bankszámla egyenlegéből ez soha nem derül ki.

Amikor fontos döntés előtt állsz. Egy beruházás, egy új alkalmazott felévtele vagy egy nagyobb beszerzés előtt a könyvelési adatok önmagukban nem mondják meg, mekkora valódi mozgástered, mennyi pénzt tudsz elkölteni.

Amikor csak az éves záráskor derülnek ki az igazán fontos dolgok. Sok cégvezető május végén, a zárás idején tudja meg, mennyi nyereséget termelt előző évben. Addigra viszont már meghozta a döntéseit az árakról, a kifizetésekről, a fejlesztésekről. Mindezt úgy, hogy az ehhez szükséges információk egy részéről fogalma sem volt.

Mindegyik esetben látható, hogy a könyvelő tökéletesen elvégezte a saját feladatait. A gond nem az ő oldalán van. A gond azzal van, hogy a cégvezetők többsége nem rendelkezik azokkal az ismeretekkel, amik ahhoz kellenek, hogy megfelelően értelmezzék vállalkozásuk számait.

A könyvelés megmutatja, mi történt a vállalkozásodban, de azt nem mondja meg, miért alakultak úgy a számaid ahogy, és milyen döntést kellene hoznod ezek alapján.

Mit jelent a gyakorlatban a pénzügyi vezetői gondolkodás?

A pénzügyi vezetői szemlélet más nézőpontból közelíti meg a vállalkozás működését, mint a könyvelés. A könyvelés a múltban történt eseményeket dokumentálja. A pénzügyi vezetői gondolkodás pedig ezekből az adatokból von le következtetéseket, készít terveket.

Ez öt dolgot jelent a gyakorlatban.

Tudod, mennyi a valódi profitod. A bevétel az, ami beérkezik. A profit az, ami ténylegesen megmarad, miután minden költséget levontál belőle.

Ismered a fedezeti pontot. Tudod, mekkora az a minimális bevétel, amely alatt biztosan veszteséges vállalkozás működése.

Az árképzésed a valós költségeidre épül, nem megérzésekre. Nem azért árazol egy adott szinten, mert „úgy tűnik jónak”, hanem mert kiszámoltad, mi az az ár, ami fedezi a költségeidet és profitot is termel.

Tudod, mikor és mennyit vehetsz ki a vállalkozásból. Ezt nem megérzésből döntöd el, hanem egy terv alapján: van-e rá fedezet, és milyen hatással lesz a likviditásra.

A döntéseidet adatok alapján hozod, nem érzések alapján. Nem az éves záráskor derül ki, mi történt az előző évben, hanem folyamatosan látod, merre tart a vállalkozásod.

Hogyan válhatsz pénzügyileg tudatos cégvezetővé?

Nem kell azonnal felvenned egy pénzügyi szakemberhez ahhoz, hogy tudatosabban gondolkodj a vállalkozásod működéséről. Íme néhány egyszerű, de hatékony lépés:

• Kérj rendszeres, havi áttekintést, ne csak az éves záráskor nézd meg a legfontosabb mutatókat.
• Kérdezz rá a könyvelődnél az adatok mögötti összefüggésekre: melyik ügyfeled, terméked vagy szolgáltatásod nyereséges valójában.
• Tervezz előre, ne csak reagálj. Negyedévente fektess le egy egyszerű pénzügyi tervet: várható bevétel, kiadás, tartalék.
• Nézz utána, milyen szolgáltatást kínál a könyvelőirodád az alapvető könyvelésen túl. Sok iroda kínál vezetői döntéstámogatást is, amelynek keretein belül a könyvelési adatokból rendszeresen készítenek közérthető kimutatásokat.

A pénzügyi vezetői gondolkodás lényege, hogy a múlt számait felhasználva előre tervezz, és adatok alapján hozd meg a vállalkozásodat érintő döntéseket.

Hogyan segíthetek ebben üzleti mentorként?

Mérlegképes könyvelőként, a Ködmön Könyvelőiroda Kft. alapítójaként és ügyvezetőjeként, valamint üzleti mentorként pontosan tudom, mennyire nem mindegy, hogy egy cégvezető csak megfelel a jogszabályoknak, vagy valóban érti is, mit mutatnak a számai. A legtöbb kisvállalkozó nem azért nem látja át a saját pénzügyeit, mert nem elég okos. Hanem azért, mert senki nem tanította meg neki, hogyan olvassa és értelmezze mindazt, amit a könyvelése valójában mutat.

Pontosan ezért alkottam meg a Profi(t) Képző Mentor Programot. A program 5 hónapja alatt:

• megtanulod elemezni a bevételeidet és a költségeidet, hogy ne utólag derüljön ki, mennyit kerestél valójában
• olyan árazási rendszert építesz, amely a valós költségeiden alapul, nem megérzésen
• megérted, hogyan növeld a profitodat anélkül, hogy egyre több munkát vállalnál
• megtanulod, hogy csökkentheted a fizetendő adódat teljesen legális módszerekkel
• stabil pénzügyi rendszert alakítasz ki, hogy ne egyik hónapról a másikra élj, hanem tudatosan építsd a jövődet 

A program mellé 100 százalékos pénzvisszafizetési garanciát vállalok. Ha úgy érzed, hogy a program nem tett tudatosabb vállalkozóvá, jelzed nekem, és kérdés nélkül visszatérítem az árát.

Ha készen állsz arra, hogy a bevallás beadásán túl is valóban értsd a vállalkozásod számait, nézd meg a Profi(t) Képző Mentor Programot.

Gyakori kérdések

Összegzés

A könyvelő nélkülözhetetlen partner egy vállalkozás életében, de a bevallások pontos elkészítése, beadása és a pénzügyileg tudatos működés két teljesen különböző dolog. A könyvelés a múltat rögzíti, a pénzügyi vezetői gondolkodás pedig ezek alapján készít terveket a jövőre nézve. Ha a Te vállalkozásodnak csak az első van meg, jogilag ugyan rendben lehet, de pénzügyi jövője továbbra is kiszámíthatatlan lesz.

Ha felkeltettem az érdeklődésedet, és szeretnéd végre megérteni és megtanulni, mit mutatnak pontosan a számaid, vedd fel velem a kapcsolatot, és dolgozzunk együtt a siker érdekében.