A magyar kisvállalkozások jelentős része még mindig kézi adatrögzítéssel próbálja irányítani a napi folyamatait. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy késve kiállított számlák, elveszett bizonylatok és összekevert adatok nehezítik a mindennapi működést. 

A kérdés viszont az, hogy ez valóban technikai probléma-e, vagy valami mélyebb áll a háttérben. Ez a cikk azt mutatja meg, kihez fordulj, ha a pénzügyi folyamataid rendbetételét tervezed.

Miért válnak kaotikussá a pénzügyi folyamatok egy vállalkozásban?

A legtöbb kisvállalkozás nem rendezetlenül indul. A folyamatok jellemzően akkor csúsznak szét, amikor a vállalkozás nő, de a mögötte lévő rendszer nem tart lépést vele.

Amíg egyedül dolgozol, vagy csak néhány ügyfeled van, minden a fejedben elfér. Ahogy nő a vállalkozásod, egyre több számla, egyre több bizonylat, egyre több egyeztetés kerül a rendszerbe, és egyszer csak azt veszed észre, hogy nem találod, mit kellett volna kifizetni, vagy nem emlékszel, ki mivel tartozik.

23 éve dolgozom kisvállalati cégvezetőkkel könyvelőként és üzleti mentorként. Azt látom, hogy a pénzügyi folyamatok szétesése leggyakrabban ezekhez a helyzetekhez kötődik:

• a vállalkozás gyorsabban nőtt, mint ahogy a folyamatok követni tudták volna
• a cégvezető egyedül próbál mindent kézben tartani, és nincs ideje rendszert építeni
• nincs egységes gyakorlat arra, hogyan rögzítik és kezelik a bizonylatokat
• soha nem volt idő leülni és átgondolni, hogyan is kellene ennek működnie

Ez a helyzet nem azért alakul ki, mert a cégvezető hanyag. Azért, mert a napi teendők mellett soha nem jut idő arra, hogy a folyamatokat tudatosan felépítse.

Ha cégvezetőként csak akkor foglalkozol a pénzügyekkel, amikor már probléma van, könnyen elveszítheted az átláthatóságot, és egy kisebb eltérésből komolyabb gond lehet. 

Milyen szakemberek segíthetnek a pénzügyi folyamatok rendbetételében?

Mielőtt eldöntenéd, kihez fordulj, érdemes tisztázni, milyen típusú szakértők léteznek, mert a „pénzügyi folyamatok” kifejezés több, egymástól eltérő problémát is takarhat.

1. Ügyviteli szoftver vagy digitalizációs szolgáltató. 

Ha a probléma technikai jellegű, például kézi adatrögzítés, szétszórt táblázatok vagy nem összekapcsolt rendszerek, egy megfelelő szoftver vagy digitalizációs szakértő sokat segíthet a napi adminisztráció egyszerűsítésében.

2. Könyvelő vagy könyvelőiroda. 

A könyvelő gondoskodik arról, hogy a bizonylatok szabályosan legyenek rögzítve, és a bevallások időben elkészüljenek. Ez az alapja mindennek, de önmagában nem old meg egy átláthatatlan, kaotikus belső folyamatot.

3. Folyamatoptimalizálási tanácsadó. 

Ha a probléma szervezeti szinten jelentkezik, tehát több munkatárs végzi ugyanazt a feladatot máshogy, egy folyamatoptimalizálási szakértő segíthet egységesíteni a működést.

4. Pénzügyi és üzleti mentor. 

Akkor a legértékesebb, ha a kaotikus pénzügyi folyamatok mögött az áll, hogy te magad sem látod át pontosan a vállalkozásod pénzügyi működését, és emiatt nem tudod megmondani, mit is kellene valójában rendbe tenni.

A négy típus közül nem mindegyik old meg mindent. Egy jó szoftver nem segít, ha te magad sem tudod, mit szeretnél mérni vele. Egy folyamattanácsadó nem tud egységesíteni valamit, ami mögött nincs egyértelmű pénzügyi szemlélet.

Ha ez a fő problémád	Elsősorban ez lehet releváns
Kézi adatrögzítés, szétszórt táblázatok, nem összekapcsolt rendszerek	Ügyviteli szoftver vagy digitalizációs szakértő
Bizonylatok, könyvelés, bevallások szabályos kezelése	Könyvelő vagy könyvelőiroda
Több munkatárs eltérő módon végzi ugyanazt a folyamatot	Folyamatoptimalizálási tanácsadó
Nem látod át, mit kellene mérned és mit mondanak a számaid a vállalkozásodról	Pénzügyi és üzleti mentor
Több probléma egyszerre jelentkezik	Több szakember összehangolt bevonása lehet indokolt

Mikor jelent a rendezetlenség valójában pénzügyi átláthatatlanságot?

Sok cégvezető azt hiszi, hogy egy jobb szoftver vagy egy rendezettebb mappastruktúra megoldja a problémáját. Néha ez igaz, de gyakran a rendezetlenség csak a tünet, nem az ok.

Néhány jel, hogy a probléma valójában mélyebben, a pénzügyi átláthatóság hiányában gyökerezik:

• nem tudod pontosan, melyik ügyfeled vagy szolgáltatásod nyereséges
• havonta mást és mást mondasz magadnak arról, mennyi pénzed van valójában
• a bevétel és a kiadás nyomon követése rád marad, senki nem strukturálta ezt eddig
• amikor egy döntés előtt állsz, nem tudod, milyen adatokból induljon ki

Ha ezek közül több is igaz rád, akkor a rendezetlenség nem elsősorban technikai probléma. Egy jobb szoftver bevezetése ilyenkor önmagában nem feltétlenül oldja meg a valódi problémát. 

Hogyan tedd rendbe tudatosan a pénzügyi folyamataidat?

A rendbetétel nem egyetlen lépésből áll, hanem egy sorban végigjárható folyamatból. Ha ezt a négy lépést végigmész, sokkal stabilabb alapokra kerül a vállalkozásod működése.

Először térképezd fel a jelenlegi helyzetet. Nézd át, hogyan kezeled most a számláidat, a bizonylataidat és a kifizetéseidet. Sokszor már ez a felmérés is rávilágít arra, hol vannak a legnagyobb hiányosságok.

Utána tisztázd, mit szeretnél látni a számaidból. Nem elég azt tudni, hogy „legyen rendben minden”. Fogalmazd meg, milyen kérdésekre szeretnél választ kapni havi rendszerességgel: mennyi a profitod, melyik terület nyereséges, hol folyik el a pénz.

Ezután alakíts ki egységes gyakorlatot. Ha több emberrel dolgozol, mindenkinek ugyanúgy kell rögzítenie az adatokat, különben a rendszer újra szétesik.

Végül vezess be rendszeres áttekintést. Egy jól kialakított folyamat is elromlik, ha senki nem néz rá rendszeresen. Egy havi vagy negyedéves áttekintés segít időben észrevenni, ha valami eltér a tervezettől.

Ez a négy lépés nem igényel drága szoftvert vagy bonyolult átalakítást. Az igazi változás abban rejlik, hogy tudatosan, nem véletlenszerűen kezeled a pénzügyeidet.

A pénzügyi folyamatok rendbetétele nem egyetlen ember feladata: cégvezetőként vond be a csapatodat is, hogy mindenki pontosan értse a saját felelősségét. 

Hogyan segíthetek neked üzleti mentorként és könyvelőként?

Mérlegképes könyvelőként, valamint üzleti mentorként egyaránt azt látom, hogy a legtöbb cégvezetőnél a rendezetlenség mögött nem a rossz szoftver áll, hanem az, hogy soha senki nem mutatta meg neki, hogyan strukturálja tudatosan a pénzügyi folyamatait.

Ha mentorálás keretében szeretnél dolgozni a pénzügyi tudatosságodon és a döntéshozatalodon, a Profi(t) Képző Mentor Program pontosan erre épül. Öt hónap alatt megtanulod:

• rendszeresen és tudatosan átlátni a saját számaidat, nem csak akkor, amikor már gond van
• olyan pénzügyi rendszert kialakítani, amely nemcsak rendezett, hanem valódi döntéstámogatást is ad
• felismerni, mely folyamataid szorulnak valóban rendbetételre, és melyek csak tünetek

A program mellé 100 százalékos pénzvisszafizetési garanciát vállalok. Ha úgy érzed, a program alatt nem kaptál új, alkalmazható tudást, jelzed nekem, és kérdés nélkül visszatérítem az árát.

Ha készen állsz arra, hogy ne csak rendezetté, hanem valóban átláthatóvá tedd a pénzügyeidet, nézd meg a Profi(t) Képző Mentor Programot.

Gyakran ismételt kérdések

Összegzés

A pénzügyi folyamataid rendbetétele nem mindig technikai kérdés. Gyakran nem egy jobb szoftverre van szükséged, hanem arra, hogy tudatosan, rendszeresen nézz rá a saját számaidra, és tudd, mit szeretnél belőlük kiolvasni. 

Ha ez megvan, már tudatosan ki tudod alakítani azokat a folyamatokat, amelyek átláthatóbbá és következetesebbé teszik a pénzügyi működésedet. 

Amennyiben felkeltettem az érdeklődésedet, és szeretnéd tudatosan, valós adatokra építve rendbe tenni a vállalkozásod pénzügyeit, vedd fel velem a kapcsolatot!